Organiser un événement de la semaine d'accueil

Dates et échéancier

• Chaque école, faculté et association étudiante fixe ses dates d'accueil. En 2026, par exemple, la semaine d'accueil du génie de l'Université de Toronto allait du 31 août au 4 septembre, et celle de Glendon du 30 août au 6 septembre. Consultez l'horaire de l'école que vous visez.
• Évitez de chevaucher les activités officielles d'accueil, et demandez à l'école ou à son association étudiante si elle a des règles pour les événements destinés à ses étudiants.
• Choisissez la salle d'abord et renseignez-vous sur sa capacité et son heure de fermeture.
• Publiez tôt et gardez des billets de côté avec les retenues pour les responsables étudiants et les commanditaires.

Types de billets et prix

• Sur un site Packdoor, les prix sont tout inclus : le prix du billet, les frais de Packdoor si les acheteurs les paient, et la taxe.
• Vous choisissez, pour chaque événement, qui paie les frais de Packdoor : les acheteurs (par défaut) ou vous.
• Vous pouvez créer des types de billets en prévente, admission générale, VIP et avec code, chacun avec son minimum et son maximum par commande, et offrir des codes de réduction.
• Un type de billet peut s'ouvrir quand un autre est presque épuisé : vous libérez les billets par étapes.
• La page des prix contient un exemple chiffré du coût d'un billet.

Taxe de vente par province

• La province de la salle détermine la taxe de vente.
• Ontario TVH 13 % ; Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador et Île-du-Prince-Édouard TVH 15 % ; Nouvelle-Écosse TVH 14 %.
• Québec TPS 5 % plus TVQ 9,975 % ; les autres provinces et territoires TPS 5 %. Pour un événement au Québec, ajoutez aussi votre numéro de TVQ dans les Paramètres, sauf si vous êtes un petit fournisseur pour la TVQ.
• Si vous vendez à des acheteurs au Québec, votre site, les renseignements sur l'événement et la politique de remboursement doivent aussi être offerts en français. Le texte que vous rédigez vous-même, c'est à vous de le fournir en français.
• La Saskatchewan ajoute aussi 6 % de PST sur les entrées, seulement si vous êtes inscrit à la TPS et détenez un permis PST de la Saskatchewan. La Colombie-Britannique et le Manitoba ne facturent aucune taxe provinciale sur les entrées.
• Packdoor n'ajoute la taxe de vente que si vous avez saisi un numéro de TPS/TVH dans Paramètres, Taxes de vente et activé « Percevoir la taxe de vente pour cet événement » (désactivé par défaut). Si vous n'êtes pas inscrit, vous n'en percevez aucune ; cochez « Les prix que j'entre incluent la taxe de vente » si vos prix incluent déjà la taxe. Ce n'est pas un avis fiscal : consultez un comptable.

Loi de 2017 sur la vente de billets de l'Ontario

• La Loi de 2017 sur la vente de billets de l'Ontario (S.O. 2017, c. 33, annexe 3) s'applique aux événements en Ontario.
• Avant la mise en vente, divulguez publiquement comment les billets seront distribués (y compris toute prévente) et la capacité maximale de l'événement. Indiquez les deux dans la description de l'événement.
• L'offre doit afficher le prix total et une liste détaillée et séparée des frais, des frais de service et des taxes ; le prix total payé doit figurer sur le billet. Les prix Packdoor sont tout inclus.
• N'affirmez pas que les billets sont rares ou s'écoulent vite à moins que ce soit vrai. Ce n'est pas un avis juridique.

Salles

• Cherchez dans le répertoire des salles pour Toronto, Montréal ou Ottawa, comparez les salles et envoyez une demande. Le guide « Trouver et demander une salle » montre comment.
• Une demande ne réserve rien tant que la salle n'a pas accepté ; une demande acceptée retient la soirée.
• Vérifiez la licence, la capacité et le couvre-feu de la salle directement avec elle.

Règles d'âge

• Les détails de l'événement ont un champ « Âge minimum ».
• L'âge légal pour boire est de 19 ans et plus en Ontario et dans la plupart des provinces, 18 ans et plus au Québec, en Alberta et au Manitoba.
• Les acheteurs apportent une pièce d'identité avec photo du gouvernement lorsque requis ; la salle et l'organisateur fixent les règles d'entrée et peuvent refuser l'entrée.
• Beaucoup d'étudiants de première année n'ont pas l'âge légal pour boire. Indiquez la limite d'âge dans la description de l'événement, précisez qu'une pièce d'identité avec photo est exigée et envisagez un événement tous âges.

Virement Interac et vente à la porte

• Les paiements par carte passent par Stripe ; Packdoor examine d'abord les nouveaux organisateurs, et la vente par carte exige que les paiements par carte soient configurés.
• Les acheteurs peuvent choisir le virement Interac au paiement. Les billets sont retenus de 12 à 72 heures, la fenêtre que vous fixez, et émis quand vous marquez « Paiement reçu » ; les commandes impayées s'annulent d'elles-mêmes, et le virement Interac n'entraîne aucuns frais Packdoor.
• Le lecteur de billets fonctionne hors ligne et gère les entrées sans billet, la vente à la porte et les listes d'invités.
• La réadmission est désactivée par défaut et peut être activée par événement.

Questions

• Puis-je offrir un prix plus bas aux nouveaux étudiants ? Oui : ajoutez un type de billet pour eux, ou remettez un code de réduction. Voyez le guide des codes de réduction.
• Puis-je organiser un événement tous âges ? Oui : fixez l'âge minimum en conséquence et dites-le dans la description de l'événement.
• Packdoor ajoute-t-il la taxe de vente pour moi ? Seulement si vous avez saisi un numéro de TPS/TVH dans les Paramètres et activé l'option pour l'événement.
• Qui paie les frais de Packdoor ? Vous choisissez par événement : les acheteurs (par défaut) ou vous.

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